Касові апарати для підприємців: повний гід по РРО у 2025-2026

Податкове законодавство України встановлює чіткі правила щодо застосування касових реєстраторів у підприємницькій діяльності. Із відновленням високих штрафів з серпня 2025 року питання про необхідність встановлення каси для ФОП набуло особливої актуальності. Детально розглянемо всі аспекти цієї теми.

Сучасні касові рішення: класика vs програмні системи

Традиційна каса ПРРО – це апаратне рішення, що фіксує всі розрахункові операції між продавцем і покупцем. Такі пристрої досі використовуються в супермаркетах, ресторанах, на автозаправних станціях. Однак останні роки характеризуються стрімким зростанням популярності програмних касових рішень.

Чому бізнес обирає програмну касу для ФОП? Причин декілька: можливість встановлення на власні гаджети (комп'ютер, планшет, телефон), розширений функціонал, автоматизація рутинних процесів. Крім того, програмна каса ПРРО дозволяє уникнути типових витрат класичних апаратів: опломбування, регулярне технічне обслуговування, обов'язкова заміна кожні сім років.

Основна задача будь-якої касової системи – забезпечення фіскалізації, тобто інформування податкової служби про всі грошові надходження. Під час операції ПРРО каса генерує фіскальний документ, який підписується електронним підписом і передається на державний сервер. Клієнт отримує чек у зручній формі: роздрукований, електронний або у вигляді QR-коду.

Хто має встановити касу: перелік зобов'язаних осіб

Законодавство про касові апарати визначає наступні категорії, для яких каса є обов'язковою в 2025 році:

ФОП 2, 3, 4 груп (існують винятки)
Підприємці та юрособи на загальній системі оподаткування
ФОП, що приймають готівку (окрім 1 групи)
Інтернет-торговці з готівковими розрахунками через кур'єрів або пошту

Використання каси для ФОП обов'язкове при таких формах розрахунків:

Офлайн картковий еквайринг (POS-термінали)
Інтернет-еквайринг через платіжні шлюзи
QR-код з еквайрингом
Ключ-карта без прямого зарахування на IBAN
Кредитування та розстрочка

Відповідно до урядової постанови №894, з 2025 року окремі торговці повинні забезпечити картковий прийом незалежно від локації. Раніше малі населені пункти мали пільги.

Логіка проста: більшість підприємців використовує термінали для безготівкових розрахунків, а термінали працюють через еквайринг. При будь-якому еквайрингу ПРРО каса обов'язкова.

Не вимагається каса ПРРО для:

ФОП першої групи (з виключеннями)
Вендингової торгівлі
Виїзної торгівлі
Продажу власновирощеної продукції

З 2026 року й ці категорії переважно матимуть використовувати касу.

Звільнення від використання касових апаратів

Окремі підприємці можуть працювати без каси для ФОП:

При прийомі банківських переказів на IBAN рахунок
Післяплата через Укрпошту за договором
Дистанційні послуги без фізичної точки розрахунку
ФОП 1 групи при готівкових операціях (крім ліків, підакцизних товарів, ювелірки, складної техніки)

Сільські торговці звільняються від каси при веденні розрахункової книги та КОРО за умов: відсутність онлайн-торгівлі, торгівля без підакцизних товарів, немає рішення місцевої влади про РРО, оборот до 167 мінзарплат.

Увага до деталей: оплата на IBAN має проходити через веб-банк, банківські термінали або касу банку. Небанківські термінали з транзитними рахунками вимагають фіскалізації через ПРРО касу.

Ключ-карти також мають нюанс: зарахування через транзитні рахунки (крім Приват24 з карткою ПриватБанку) потребує використання каси.

Інші випадки без каси:

Власновироблена продукція та касові ордери
Транспортні та лотерейні квитки, метрожетони
Торгівля за пільговим патентом
Ринкова роздрібна торгівля за готівку
Кіоскова торгівля друкованими виданнями та марками (при 50% частці)

Особливості для третьої групи підприємців

ФОП 3 групи загальної та спрощеної систем також використовують касу ПРРО. Винятки для 3 групи спрощенців:

Оплата послуг на IBAN рахунок
Виключно дистанційні послуги (не інтернет-торгівля): послуга дистанційна, оплата на IBAN без транзитних рахунків
Післяплата через Укрпошту

Зазвичай це психологи, IT-фахівці тощо, що працюють без каси для ФОП.

Штрафні санкції

З жовтня 2023 року повернулися штрафи за касові порушення. Порушники несуть відповідальність:

100% вартості при першому порушенні
150% при повторних

ФОП 2-3 груп єдиного податку без ПДВ до липня 2025 включно мають пільгові ставки: 25% та 50% відповідно. З серпня 2025 – загальні ставки 100% і 150%.

Пільги не діють для торгівлі ризиковими товарами: ліки, підакцизні товари, ювелірка, складна техніка.

Додаткові штрафи за: неподання звітів, застаріле обладнання, відсутність стрічки, необлікований товар, порушення правил використання, помилки в КОРО та РК.

Підприємці в зонах бойових дій та окупації звільняються від санкцій.

Дізнайтеся більше на сайті компанії СТ центр - https://stcentr.com.ua